Best Travel samarbejder med en lang række forskellige agenter, og disse skal anses som en forlængelse af Best Travel. Agenterne er oftest dem, der booker udflugter, transfer osv. og tildeler værelser/kahytter. Derfor er det i de fleste tilfælde hensigtsmæssigt at kontakte agenten direkte for at løse evt. udfordringer eller afklare diverse spørgsmål, som omhandler det praktiske om turen undervejs.

Dette betyder ikke, at vi blot slipper tøjlerne og overlader agenten det fulde ansvar, for vi er naturligvis inde over detaljerne inden afrejse. Det kan også forekomme, at materiale, så som vouchers, kan bliver sendt direkte fra agenten per mail, til den email adresse, du har oplyst til os.

Alm. information om bagageregler, check-in m.m. for de forskellige flyselskaber vi benytter, kan findes på linket nedenfor.

Hvis en gæsts bagage er forsinket eller beskadiget, skal gæsten henvende sig i bagageområdet og udfylde en PIR-rapport (Property Irregularity Report). Bed gæsten gemme en kopi af rapporten som dokumentation for, at de har anmeldt problemet. Har de en rejseforsikring, skal de kontakte deres forsikringsselskab, da det måske vil dække gæsternes udgifter til nødvendige fornødenheder.

Læs mere om forsinket/beskadiget bagage på linket nedenfor.
Denne information kan også printes og udleveres til gæster med forsinket eller beskadiget bagage.

Bemærk, at gæsten ikke kan ændre på procedurerne - og eksempelvis bede Best Travel træde ind som ansvarlig for at fremskaffe bagagen, eller for at udbetale evt. kompensation. Gæsten skal kontakte flyselskabet!

Selvom Best Travels gæster i langt de fleste tilfælde er seniorer, foregår hovedparten af bookingerne hos os online. Det betyder, at vi for mange af gæsternes vedkommende ikke har direkte kontakt med gæsten, når det gælder booking af rejsen. Dette kan betyde, at vi intet ved om gæstens fysiske form, før I møder dem i lufthavnen. Er der dele af en rejses program, som en gæsts fysiske form begrænser denne i at deltage i, har vores rejseleder altid afsnit 4.2 i vores betingelser at henvise til.

Bliver Best Travel kontaktet af en gæst, som ønsker at bestille lufthavnsassistance, skal denne godkende en samtykkeerklæring, hvori gæsten bekræfter følgende:

WCHR - Jeg kan selv gå op/ned ad trin og til/fra mit sæde. Ønsker en kørestol til/fra flyet.

Vigtigt: For at alle gæster kan få det optimale ud af rejsen, forudsætter Best Travel, at man som gæst på rejsen er 100% selvhjulpen. Alle gæster forventes selv at kunne håndtere egen bagage, at kunne gå på trapper og i øvrigt kunne følge med på rejsernes gåture, som ofte er på mellem 3 og 5 km. på varierende terræn. 

Best Travel tilbyder kun at videreformidle bestilling af assistancetypen WCHR - har gæsten behov for mere end dette, anbefaler vi IKKE gæsten at deltage i vores rejser.

Når du rejser med Best Travel, er det vigtigt at være opmærksom på eventuelle ekstra omkostninger i forbindelse med drikkepenge, service-fee og turistskatter. Disse kan variere afhængigt af destinationen og rejsetypen.

For at sikre gennemsigtighed vil det altid fremgå under "Inkluderet i prisen" eller "Ikke inkluderet i prisen", om sådanne omkostninger er dækket, eller om de påhviler gæsten selv.

Nedenfor finder du en oversigt over, hvordan drikkepenge, service-fee og turistskatter håndteres på vores rejser, samt hvilken rolle rejselederen har i at vejlede gæsterne om disse forhold.

*Drikkepenge *
Disse er altid frivillige og praksissen varierer fra land til land, hvorfor vi informerer om kutymen på hver enkelt destination under Værd at vide.

Som rejseleder er det ligeledes vigtigt at informere gæsterne om den lokale kutyme for drikkepenge på deres destination, inden gæsterne står i en situation hvor der forventes drikkepenge.

Drikkepenge gives typisk til tjenere, guider, chauffører, hotelpersonale og andre serviceudbydere. Beløbet afhænger ofte af servicekvaliteten samt de lokale normer og forventninger. I nogle lande, er drikkepenge en fast del af indkomsten for servicepersonale, mens det i andre lande ses mere som en gestus. Derudover er der enkelte lande hvor det er vigtigt at forklare hvorfor man absolut ikke giver drikkepenge.

Ved at informere gæsterne korrekt sikrer du, at de føler sig trygge i deres valg, samtidig med at de respekterer de lokale skikke.

Som rejseleder for Best Travel anmoder man ikke gæsterne om personlige drikkepenge og lægger man som rejseleder selv drikkepenge, er det for egen regning og ikke noget man kan få refunderet af Best Travel.

Service-fee
Service-fee opkræves primært på krydstogter og er en obligatorisk afgift, der fordeles blandt skibets personale. Derfor forventes det som udgangspunkt ikke, at gæsterne derudover også giver almindelige drikkepenge om bord.

Hvert krydstogtskib eller rederi har sine egne procedurer for, hvordan service-fee opkræves og fordeles. Da der kan være mange andre gæster om bord end Best Travel-rejsende, er det vigtigt, at rejselederen afstemmer procedurerne med Cruise Manager i starten af turen. På den måde kan gæsterne få præcis information om, hvordan service-fee håndteres på det specifikke krydstogt.

TuristskatterI nogle byer og hoteller vil der blive opkrævet turistskatter, som *altid *er obligatoriske. Det er gæsternes eget ansvar at betale disse afgifter, men rejselederen skal vejlede og hjælpe dem med at forstå og håndtere betalingen.

For at sikre en smidig proces bør rejselederen være i direkte dialog med hotellet, så gæsterne informeres korrekt og kan betale uden forsinkelser.

Det er vigtigt at understrege, at turistskatter ikke er drikkepenge eller en frivillig betaling for service, men en lovbestemt afgift, som gæsterne er forpligtede til at betale. Klar og tydelig kommunikation forhindrer forvirring og sikrer, at hotellet får betaling, så Best Travel ikke modtager efterregninger.

Turistskatter er så småt ved at være normal kutyme i alle både større og mindre turistbyer og kan forventes at blive mere og mere udbredt.

Vores gæster kan, mod betaling, forhåndsreservere en fast plads i bussen. Fra 1. til og med 5. række til hele bussen, og dette afhænger af den enkelte tur. Pladsreservationerne fremgår af deltagerlisten i portalen. Sørg for at markere de reserverede sæder på forhånd, så de øvrige gæster kan se, at der er optaget. Find skilt i linket nedenfor.

​En pladsreservation koster fra kr. 200-300 pr. person. Bemærk - 1. række tælles altid EFTER rejseleder og/eller lokal guide. Bemærk dog, at guidesædet skal benyttes i det omfang det er muligt, så vores gæster kan sidde på den første række. 

Erfaring har lært os, at det kan være et stort samtaleemne – vi anbefaler, at gæsterne bliver informeret om, at der kan være reserverede sæder i bussen, eller at de ikke skal gå ind i bussen, før du har lagt skilte på de pladser, som er reserveret – du vurderer, hvilken løsning der fungerer bedst for dig. 

OBS: Hhvis der opstår problemer eller det ikke er muligt at opfylde en eller flere af disse reservationer, giver du booking@besttravel.dk besked, og vi vil refundere pengene til gæsten - husk at henvise til bookingnummer. 

RK = Række
TH = Til højre 
TV = Til venstre 
Gang = Midtergangen i bussen
Vindue = ved vinduet

Eks: 1 rk. th. gang = 1 række til højre ved bussens midtergang.

Du har også mulighed for at læse om praktiske informationer, bestemmelser, flyinfo og meget mere.

Alle vores rejseledere er dækket af en fælles forsikring hos Europæiske, tegnet igennem vores moderselskab Stena Line. 

Vi anbefaler, at du printer et kort ud fra filen, og medbringer på dine rejser for Best Travel. Du skal selv melde evt. skader direkte til forsikringsselskabet.

Vilkår og information findes her. Du kan også se en kopi af vores police hos Europæiske (Försäkringsnummer, 50020658)

Best Travel kan på alle destinationer have mulighed for eller behov for at sende en rejseleder med på føltur. Der kan være tale om restpladser, og dette kan derfor ske med kort varsel. Vi oplyser begge parter så tidligt som muligt i processen, men da det ikke altid er muligt på forhånd at vide, hvor og hvornår behovet opstår, kan følture også arrangeres med kort varsel.
Følture skal godkendes af Best Travel, og beslutningen træffes ud fra, om der er behov for flere rejseledere til den pågældende destination eller rejseform.
Nedenfor findes information til dig, der enten skal med på føltur eller skal have en med på føltur. Skulle der være yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

Forventninger til dig, der skal med på føltur
Som føl skal du blot observere turen og suge så meget viden til dig som muligt ved at se, hvordan rejselederen på turen arbejder. Du vil få stillet det samme materiale til rådighed som rejselederen, hvilket gøres tilgængeligt for dig i vores rejselederportal 7-10 dage inden afrejse. Du kan som føl ikke forvente, at rejselederen på turen udleverer eget udviklet materiale eller andet, som de selv har udarbejdet.
Du skal som føl ikke udføre opgaver på turen, da dette påhviler rejselederen. Hvis rejselederen ønsker at uddelegere opgaver, sker dette udelukkende på rejselederens præmisser og kun, hvis du også selv ønsker det.
Du vil ikke blive aflønnet eller få refunderet udlæg for forplejning eller andet på turen. Til gengæld vil turen være uden beregning, og du vil have de samme inkluderede ydelser som oplyst i det pågældende rejseprogram.

Forventninger til dig, der har en med på føltur
At have et føl med på tur betyder, at du som rejseleder har en kollega med, der er under oplæring. Det kan enten være en ny rejseleder for Best Travel eller en allerede eksisterende Best Travel-rejseleder, der skal observere en ny destination eller rejseform.
Hvis føl tilbyder hjælp, er det frit for dig at takke ja eller nej.
Vi forventer ikke, at du deler eget udviklet materiale, men vi forventer, at du er behjælpelig med generelle og praktiske spørgsmål til turen og villig til at dele viden og lære fra dig.

Nedenfor finder du en række apps og links, som blot er forslag til redskaber, der kan være behjælpelige før og under rejsen.

• Udenrigsministeriets app Rejseklar
• mit-tog.dk og dennes tyske pendant bahnhof.de samt den svenske sj.se/trafikinformation, (vælg her Station og få samme muligheder som Mit-tog.dk).
• Flightradar - fx. når dit fly til hjemrejsen er forsinket, så kan du selv finde ud af, hvor langt det er nået
• Marinetrafic - når man skal møde et skib, så kan man se, hvor det er
• Google maps lokationsdeling - fx. når en gæst er blevet væk fra gruppen, man skal lokalisere en buschauffør etc.
• Plantnet - tag et billede af planten, og få at vide, hvilken plante det er, fx. til "I blomst" rejserne
• ChatGPT - til planlægning af ture for fx. ekstra information om et besøg eller seværdighed - OBS vær opmærksom på aldrig at dele forretningsfølsomme data med AI redskaber, da al information bliver offentligt tilgængeligt.
• Vandstand på floderne - Google har udviklet et virkeligt godt værktøj til at følge situationen på alle floder - og i alle byer langs floderne.

Tryk på linket nedefor og læs Udenrigsministeriets gode råd til både før og under rejsen, inklusiv håndtering i tilfælde af større ulykker, terror og andre krisesituationer.

Opstår der en krisesituation, vil du selvfølgelig være i løbende kontakt med kontoret.

På siden findes også adgang til de enkelte landes rejsevejledninger.

Modtager du klager fra gæster på en igangværende tur, skal disse tages hånd om og forsøges udbedret med det samme. Her er det vigtigt at holde fast i, hvad gæsterne har købt og betalt for, når det fx. gælder værelses-/kahytstyper, buspladser, inkluderet i rejsen og rejsens reelle program. 

Hvis nogle ydelser ikke helt lever op til forventningerne eller er mangelfulde, er det ikke ensbetydende med, at man som det første skal kompensere gæsterne herfor ved fx. at købe drinks eller lignende på Best Travels regning. Ret så vidt muligt op på manglen med hjælp fra agenten (i de tilfælde, at en agent er ansvarlig for den pågældende ydelse). I tilfælde, hvor dette ikke er muligt, tages kontoret med på råd ift. om der er behov for en form for kompensation for at undgå reklamation efter hjemrejse.

Bliver en udflugt annulleret pga. dårligt vejr, så er det normalt force majeure. Her må man afgøre, om man kan tilbyde en anden løsning. I mange tilfælde kan det løses med et erstatningsbesøg i samarbejde med agenten - husk at informere kontoret/vagthavende.

Er der forhold, der ikke kan løses, og en gæst udtrykker ønske om at reklamere, er det er vigtigt - også af hensyn til forbrugerretlige regler - at det registreres hos os. Gæsten skal indgive en skriftlig reklamation til Best Travels kundeservice på info@besttravel.dk.

Er du ansat direkte hos Best Travel, udbetales din løn automatisk ved udgangen af den måned, hvor der er hjemkomst for din tur.

For rejseledere tilknyttet Guideservice·Danmark, gælder det, at aftalen er indgået direkte mellem rejseleder og Guideservice·Danmark, og vedrører dermed ikke Best Travel - du modtager honorar direkte fra Guideservice·Danmark.

Best Travel udleverer ikke mobiltelefon til rejseledere. Men det forventes, at det er muligt at kontakte dig under afvikling af opgave for Best Travel. Både af kontoret og vores gæster. Derfor forventes det ligeledes, at dit abonnement er dækkende for de destinationer, du påtager dig opgaver i.

OBS: Gæster fra Best Travel får rejselederens mobilnr. oplyst i afrejseinformationen - de må kontakte dig fra 2 timer før afrejse!

Er vi bekendt med, at gæster fejrer rund fødselsdag, rund bryllupsdag el. lign. på rejsen, beder vi på forhånd rejselederen sørge for en hilsen (blomster/vin/chokolade) på vegne af Best Travel. Bliver du bekendt med en større mærkedag blandt dine gæster undervejs på turen, bedes du også sørge for en hilsen (blomster/vin/chokolade) på vegne af Best Travel.

Det er vigtigt, at du som rejseleder har respekt for den enkelte rejseplan. Rejseplanen er en del af det produkt, vores gæster har købt. Det betyder derfor, at rejseplanen forventes indfriet som beskrevet. 

Hvis ændringer sker fra Best Travels eller leverandørens side inden afrejse, informeres rejseleder altid direkte, på samme vis som gæsterne. Ændring af mindre karakter giver ikke umiddelbart ret til kompensation. Når der er tale om en ændring af større karakter, informerer Best Travel gæsterne direkte med relevant information, samt størrelse af eventuel kompensation.

Opstår der en situation undervejs på en tur, hvor ændringer ikke kan undgås, er det vigtigt, at vores gæster klart og tydeligt informeres og forklares om ændringen. I disse situationer samarbejdes der med agent og kontoret for den bedste løsning. Især for ikke at skabe anledning til eventuel kompensation efterfølgende.

Vi forventer, at rejseleder gør opmærksom på ændringer og/eller problemstillinger i rapporten - se "Regnskab og rapport".

Best Travel tager gerne imod ris og ros fra rejseledere, forslag til forbedringer og idéer til nye rejsemål eller program.

Der vil dog være forslag, som ikke kan tages i betragtning. Begrundelsen er som oftest én/eller flere af følgende; 

• Det er ikke muligt at gennemføre på nuværende tidspunkt, men kan tages i betragtning til kommende sæson
• Det har allerede været afprøvet
• Det afspejler ikke vores vision for turen
• Det er ikke muligt at implementere grundet økonomi

Best Travel er en røgfri arbejdsplads, som lægger vægt på at forebygge de sundhedsskadelige effekter af passiv rygning, samt på at sikre, at ingen ufrivilligt generes af passiv rygning.

Vi beder dig derfor tage hensyn til gæsterne på alle tidspunkter, og have forståelse for, at det ikke er tilladt at ryge under et direkte arbejdsøjemed. Eksempelvis under en byvandring, mens der fortælles om bygninger og aldrig mens uniformen bæres.

Flere rejseleder har efterspurgt papir med Best Travel logo, hvis man ønsker at lave et skriv eller lignende, som skal printes.

Du kan se spørgeskemaerne fra dine ture ved at logge på Rejselederportalen.

Spørgeskemaerne sendes til gæsterne ca. 2-3 dage efter hjemkomst, og vil tidligst kunne vise et retvisende billede 14 dage efter hjemkomst.

Hvis en gæst bliver syg og indlagt på hospitalet, skal han/hun kontakte sin forsikring via et af nedenstående numre. Hjælp gæsten efter behov. 

SOS International +45 7010 5050
Falck Global Assistance +45 7010 2030 
Gouda+45 3315 6060
Europæiske +45 7010 9030
Bupa Global +45 7023 2461
Solid +45 49763130

Har gæsten rejseforsikring, overtager forsikringsselskabet herefter alt praktisk – herunder også evt. alternativ hjemrejse, tilkaldelse eller forlænget ophold. Hvis gæsten ingen rejseforsikring har, dækker det blå sygesikringskort i EU-lande, men kun på lige fod med borgerne i det land, gæsten opholder sig i. Sørg for regelmæssig kontakt, det er vigtigt, at gæsten ikke føler sig efterladt. Best Travel giver gerne en buket blomster eller lignende.

Ved dødsfald blandt gæsterne på turen skal Udenrigsministeriet og Best Travel kontaktes - samt lokalt politi. Det er vigtigt, at der både tages hånd om enke/enkemand - men også, at den resterende del af gruppen får deres rejse i henhold til programmet.

Husk at registrere jeres arbejdstid i henhold til lovkravet, der trådte i kraft herom d. 1/7-2024. Hvor registreringen gøres, afhænger af, hvem jeres arbejdsgiver er. For rejseledere booket direkte igennem Best Travel, kan I læse mere om politikken i linket nedenfor. Best Travel anvender appen Danløn til tidsregistrering.

Vi har flere og flere rejser hvor det er muligt at tilkøbe ekstraudflugter hjemmefra. For at overholde deadlines overfor vores agenter som arrangerer disse, lukkes der typisk ned for bestilling af disse ca. 30 dage inden afrejse. Derfor vil der altid være afklaret om der har været nok tilmeldte til turen, inden du og gæsterne rejser afsted. Det sker dog at nogle gæster alligevel ombestemmer sig, når de så er ankommet på rejsemålet og derfor har vi lavet følgende vejledning:

Første skridt er altid at tjekke med agenten, om det kan lade sig gøre at tilføje x antal gæster mere til turen. Afregningen herfor skal de altid sende direkte til os.

Opkrævning af gæsterne kan gøres på to måder:

1. Via paxlisten i portalen, kan du trykke på gæstens navn og i feltet "tillægsomkostning", tilføjes prisen for udflugten. Gæsten modtager da en sms, hvori de får adgang til deres booking og kan betale.
2. Du sender gæstens bookingnummer til os, hvorefter vi tilføjer beløbet og fremsender en ny billet til gæsten hvor de kan betale. Du skal derfor aldrig håndtere kontant betaling til agenten eller fra gæsterne og priserne er altid de samme som de resterende gæster har betalt hjemmefra. (Prisen er oplyst i vores program under; "Evt. tillæg pr. person").

Du får udleveret et navneskilt, som skal bæres synligt under hele turen. Det er ikke påkrævet at bære uniform, men vi tilbyder, for de rejseledere som kører flere ture for Best Travel, at få udleveret polo og/eller jakke med logo.

Det er kun tilladt at bære denne i erhvervsmæssigt øjemed, og vi henviser til, at man bærer den med respekt og omtanke. 

Det forventes, at du selv vedligeholder tøjet, at det vaskes jævnligt, så du fremstår soigneret på opgave for Best Travel. Vi gør opmærksom på, at disse kriterier også forventes, hvis man skulle fravælge uniform og benytte eget tøj.

Husk at uniformen er et ”visitkort” blandt gæsterne. Det forventes derfor, at du repræsenterer bureauet på en professionel og sober måde.

Der udleveres uniform efter behov, og kun efter forudgående aftale med Best Travel. 

Ved første møde med gæsterne forventes du at være synlig, så gæsterne nemt kan få øje på dig. Mangler du skilt, flag, vest (til togrejser) eller andet så kan dette fremsendes fra kontoret. Kan dette ikke nå frem inden første møde, kan du printe et midlertidigt skilt.